Die Aufbewahrungsfristen

Mark Vornkahl · Specialist Anmeldungsdatum: 15.02.2002 Beiträge: 109

Die Aufbewahrungsfristen

Bei Erstellung der Bilanz stellt sich alljährlich die Frage, wohin mit den alten Unterlagen? Die Antwort ist einfach: Ab ins Archiv. Aber spätestens dort stellt sich angesichts überquellender Papierberge die Frage, ob nicht alte Unterlagen vernichtet werden können und damit Platz für neues Papier gefunden werden kann.

Die Antwort hängt allein davon ab, für welche Unterlagen die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen eines Veranlagungsjahres wird gehemmt durch die Festsetzungsfrist. Die Festsetzungsfrist selbst endet 4 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Die Festsetzungsfrist selbst kann durch eine bereits stattfindende bzw. angeordnete Betriebsprüfung gehemmt sein. In diesem Fall sollten Sie sich vor einer Vernichtung von Unterlagen mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Die Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben und läßt sich nicht umgehen. Angesichts überquellender Papierarchive wächst aber bei vielen Selbständigen die Begehrlichkeit nach Alternativen. Eine gesetzliche Beschränkung auf bestimmte Aufbewahrungsformen bzw. Speichermedien existiert nämlich nicht.

Gemäß § 257 Abs. 3 HGB bzw. § 147 Abs. 2 AO gilt: "Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass diese mit den anderen Unterlagen eine Einheit bilden und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können" (Quelle: Datenbanken in Büro, Technik und Wissenschaft, GI-Fachtagung, Klaus R. Dittrich, Andreas Geppert (Hrsg.), Berlin et al.: Springer, 1997, S. 299-311). Elektronische bzw. optische Archivierung ist seit Jahrzehnten Standard in Großunternehmen. Bei kleineren Unternehmen scheitert diese Archivierungsform bislang an den anfallenden Speicherkosten.

Die Preisentwicklung auf dem Markt für Digitalkameras eröffnet jedoch diesen Unternehmen neue Möglichkeiten. In der Januarausgabe der Zeitschrift C't aus dem Verlag Heise (Heft 1, 2003, S. 186) wird aufgezeigt, wie unter Verwendung einer handelsüblichen Digitalkamera und unter Einsatz von Acrobat Dokumente fotografiert und archiviert werden können. Eine durchaus professionelle Lösung bei Gesamtkosten von unter 2000 €.

Aus der nachstehenden Übersicht können Sie entnehmen, welche Unterlagen ab dem 1.1.2003 "entsorgt" werden könnten (unverbindlich, ohne Gewähr):

Abrechnungsunterlagen (1992)
Abtretungserklärungen (1996)
Änderunsnachweise der EDV-Buchführung (1996)
Aktenvermerke (1996)
Angebote (1996)
Angestelltenversicherung (1996)
Anlagevermögensbücher und -karteien (1992)
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage (1996)
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung (1992)
Auftragszettel (1992)
Ausgangsrechnungen (1992)

Bankbelege (1992)
Bankbürgschaften (1996)
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung (1992)
Belege als Buchungsgrundlage (1992)
Betriebskostenrechnung (1992)
Betriebsprüfungsberichte (1996)
Bewertungsunterlagen (1992)
Bewirtungsunterlagen (1992)
Bilanzen (1991)
Buchungsanweisungen (1992)
Buchungsbelege (1992)

Darlehensunterlagen (1996)
Dauerauftragsunterlagen (1996)
Debitorenlisten (1992)
Depotauszüge (1992)

Eigenbelege (1992)
Eingangsrechnungen (1992)
Einheitswertunterlagen (1996)
Essensmarkenabrechnungen (1996)
Exportunterlagen (1996)

Fahrtkostenerstattunsunterlagen (1992)
Finanzberichte (1996)
Frachtbriefe (1996)

Gehaltslisten (1992)
Geschäftsberichte (1992)
Geschäftsbriefe (1996)
Geschenknachweise (1996)
Gewinn- und Verlustrechnung (1992)
Grundbuchauszüge (1996)
Gutschriftsanzeigen (1996)

Handelsbriefe (1992)
Handelsbücher (1996)
Handelsregisterauszüge 1992)

Inventuren (1996)
Investitionszulage (1996)

Jahresabschlusserläuterungen (1991)
Journale für Hautbuch und Kontokorrent (1992)

Kalkulationsunterlagen (1996)
Kassenberichte (1992)
Kassenbücher und -blätter (1992)
Kassenzettel (1996)
Kontenpläne und Kontenplanänderungen (1992)
Kontenregister (1992)
Konto-Auszüge (1992)
Kreditunterlagen (1992)

Lieferscheine (1992)
Lohnbelege (1992)
Lohnlisten (1996)

Mahnbescheide (1996)
Microfilm (1992)
Mietunterlagen (1992)

Nachnahmebelege (1992)
Nebenbücher (1992)

Organisationsunterlagen zur EDV-Buchführung (1992)

Pachtunterlagen (1992)
Postscheckbelege (1992)
Preislisten (1996)
Protokolle (1996)
Prozessunterlagen (1992)

Quittungen (1992)

Rechnungen (1992)
Reisekostenabrechnungen (1992)
Repräsentationsaufwendungen (1992)

Sachkonten (1992)
Saldenbilanzen (1992)
Schadensunterlagen (1996)
Scheck- und Wechselunterlagen (1996)
Schriftwechsel (1996)
Spendenbescheinigungen (1996)
Steuerunterlagen (1992)

Telefonkostennachweise (1992)

Überstundenlisten (1996)

Verkaufsbücher (1992)
Vermögensverzeichnis (1992)
Versand- und Frachtunterlagen (1996)
Versicherungspolicen (1996)
Verträge (1996)

Warenbestandsaufnahmen (1992)

Warenausgangsbücher (1992)
Wareneingangsbücher (1992)
Wechsel (1996)

Zahlungsanweisungen (1992)
Zollbelege (1996)

Quelle:http://www.homedata.de/htm/tip0302.htm

An den Schredder, euer xxxx