Wenn der Betriebsprüfer dreimal klingelt - I

Moderator GM&P · . Anmeldungsdatum: 21.01.2006 Beiträge: 6710

Viele Unternehmer sehen Betriebsprüfungen mit Grausen entgegen. Worauf Sie achten müssen – und wie Sie die nächste Prüfung problemlos überstehen.

Betriebsprüfungen können jeden treffen. Denn die Finanzbeamten müssen damit nicht erst warten, bis sie einen bestimmten Verdacht hegen. Zumeist aber werden sie erst hellhörig, wenn ihnen etwas ungewöhnlich vorkommt. Dann wird eine außergewöhnliche Betriebsprüfung sehr wahrscheinlich. Folgende Umstände lassen Finanzbeamte regelmäßig aufhorchen:

* Ein Unternehmen macht über mehrere Jahre Verlust.

* Der erzielte Gewinn einer Gesellschaft entspricht nicht dem Branchendurchschnitt (Wird anhand der sogenannten Richtsatzsammlung ermittelt).

* Die Umsätze schwanken stark, und das ohne erkennbaren Grund.

* Die Rechtsform des Unternehmens wird geändert.

* Grundstücke werden dem Betriebsvermögen entnommen oder zugeführt.

* Einlagen in das Betriebsvermögen steht kein ausreichendes Privatvermögen gegenüber.

* Die Firma kommt ihren Steuerpflichten nicht oder unregelmäßig nach.

* Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen.

* Der Betrieb wird aufgegeben.

* Das Einkommen eines Bürgers deckt nicht die üblichen Lebenshaltungskosten.

* Der vorgelegte Vermögenszuwachs ist nicht durch die Einnahmen erklärbar.

* Der persönliche Lebensstil des Steuerpflichtigen ist mit seinen erzielten Einnahmen nicht finanzierbar.

Wann darf der Betriebsprüfer überhaupt kommen?

Grundsätzlich kann die Betriebsprüfung jederzeit anberaumt werden. Allerdings muss der Betriebsprüfer sich vorher bei dem zu prüfenden Unternehmen anmelden. Das ergibt sich aus § 5 Absatz 4 der Betriebsprüfungsordnung. Danach ist die Anmeldung "dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen angemessen."

Die Prüfung muss angemeldet werden

Im Normalfall muss die Prüfung zudem schriftlich angemeldet werden. Lediglich bei dem Verdacht krimineller Machenschaften kann eine Prüfung auch ohne schriftliche Mitteilung erfolgen.

Nach § 196 der Abgabenordnung bestimmt die Finanzabehörde "den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung." Die Rechtshilfebelehrung muss Sie umfassend über Ihre Rechte informieren. Dazu gehört auch das Widerspruchsrecht gegen die Betriebsprüfung.

Die Prüfungsankündigung

Folgende Punkte müssen in der Ankündigung der Betriebsprüfung enthalten sein:

Sie müssen eindeutig als Adressat erkennbar sein. Außerdem muss genau angegeben werden, wer geprüft werden soll (etwa der Betriebsinhaber oder andere Personen oder die Gesellschaft als juristische Person). Der Prüfungsumfang muss zudem eindeutig und zutreffend beschrieben werden, auch die Steuerarten und der Prüfungszeitraum. Schließlich muss der Betriebsprüfer namentlich benannt werden. Grundsätzlich darf nur diese Person diese Prüfung durchführen. Allerdings kann die Angabe später geändert werden.

Sollten Sie der Meinung sein, dass die Ankündigung der Betriebsprüfung nicht korrekt ist, sprechen Sie das weitere Vorgehen zunächst mit Ihrem Steuerberater oder einem Fachanwalt ab.

Der Prüfungszeitraum

Normalerweise umfasst die Prüfung maximal drei Jahre. Nach § 4 Absatz 3 der Abgabenordnung kann der Prüfungszeitraum nur verlängert werden, "wenn mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht. Anschlussprüfungen sind zulässig."

Sollte der Prüfungszeitraum mehr als drei Jahre umfassen, sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten. Setzen Sie sich sofort mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und nehmen Sie gemeinsam mit ihm Kontakt zum Finanzamt auf, um die Gründe zu erfahren, warum bei Ihnen ein längerer Zeitraum geprüft werden soll.

Die Terminabsprache

Weil der Zeitraum zwischen Ankündigung der Prüfung und der Durchführung (zwei bis vier Wochen) sehr knapp ist, wird die der Betriebsprüfer vielleicht im Vorfeld anrufen, um den Termin zu vereinbaren. Zeigen Sie sich hier kooperativ, um die Stimmung nicht schon vor der Prüfung zu trüben. Allerdings sollten Sie den Ihnen zustehenden Zeitraum auch voll nutzen.

Es gibt auch Gründe, die der Betriebsprüfer akzeptieren wird, wenn Sie um eine Verschiebung der Prüfung bitten. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter, der für die Prüfung gebraucht wird, auf Dienstreise, krank oder in Urlaub ist. Grundsätzlich müssen Sie aber gute – für den Prüfer nachvollziehbare – Gründe haben, wenn sie eine Verschiebung erreichen wollen.

Wie Sie sich auf die Betriebsprüfung vorbereiten

Bereiten Sie sich und die Prüfung gut vor. Wichtig ist zunächst die Frage, ob die Prüfung elektronisch erfolgen soll. Falls ja, klären Sie, wie der Datenzugriff erfolgen wird. Legen Sie zudem eine Liste an, welche Unterlagen für die Prüfung erforderlich sein werden. Stellen Sie diese Liste am besten mit den Mitarbeitern der Buchhaltung zusammen.

Darüber hinaus sollten Sie die Unterlagen bereits im Vorfeld zusammenstellen und auf deren Vollständigkeit achten. Prüfen Sie Verträge, die geprüft werden könnten auch daraufhin, ob die dort gemachten Vereinbarungen wirklich durchgeführt wurden. Dies gilt ganz besonders bei Verträgen, die mit Angehörigen geschlossen wurden.

Legen Sie nun eine zweite Liste an, in der Sie alle Punkte aufschreiben, für die noch Handlungsbedarf besteht. Verteilen Sie die zu erledigenden Aufgaben an Ihre Mitarbeiter und legen Sie feste Erledigungstermine hierfür fest. Zweifeln Sie daran, dass bestimmte Betriebsausgaben von dem Prüfer anerkannt werden, bleiben Sie ruhig. Sie müssen hier nicht aktiv werden. Sie sollten die Entscheidung des Betriebsprüfers abwarten.

Sie müssen auch mit einer Betriebsbesichtigung rechnen. Achten Sie darauf, dass privat genutzte Gegenstände bei dieser Begehung nicht zu finden sind.

Erkundigen Sie sich, welche Umsätze nach der amtlichen Richtsatzsammlung von Ihrem Unternehmen erwartet werden. Sollten Ihre Umsätze stark davon abweichen, sollten Sie hierfür eine logische Begründung bereithalten.

(mm.de)