Im Jahr 2011 veröffentlichte die BITKOM eine Studie, aus der hervorging, dass jeder vierte EU-Bürger bereits über das Internet telefoniert. Ganze 22 Prozent nutzen überdies alleinig die Voice-over-IP Technologie für ihre Telefonate. Somit zeigt die Tendenz in Richtung Internet-Telefonie - egal ob mit Skype, Messenger-Dienste oder qualifizierte VoIP-Anbieter mit erstklassigen, fachgerechten Lösungen für den Telekommunikationsbedarf.

Derweil setzen bereits viele Unternehmen auf Voice-over-IP. Dies ist nicht verwunderlich, da eine Menge positive Gründe für die virtuelle Telefonzentrale sprechen. Mittelständische Unternehmen, welche international an diversen Niederlassungen agieren und somit ein enormes Gesprächsaufkommen vorweisen können, schätzen die virtuellen Kommunikationslösungen und ziehen ihren Nutzen daraus.

Größere Betriebe haben oftmals mehrere Standorte. Mitarbeiter im Außendienst oder diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, müssen zu jeder Zeit unter einem festen Telefonanschluss zu erreichen sein. Die Vergrößerung eines Unternehmens fordert ein stetiges Wachstum der TK- und IT-Ausstattung. Rasch und flexibel soll sich diese erweitern lassen. Einige Anforderungen an die Telekommunikation zählen heute zu den Standards. So zum Beispiel Callcenter-Dienste, Telefonkonferenzen oder die Bildtelefonie. Speziell der Mittelstand nutzt diese modernen Formen.

Mittels einer VoIP Telefonanlage sind solche Herausforderungen für die Unternehmen leicht zu bewerkstelligen. Mit einer IP- oder VoIP-Telefonie wird das Telefonieren über das Computernetzwerk oder das Internet bezeichnet.
Der Aufbau eines Gespräches und die Datenübermittlung kommen über ein sogenanntes Internet-Protokoll - kurz IP - zustande. Verschlüsselte und in winzige Päckchen aufgeteilte Datenmengen werden flink über das Netz transportiert. Diese werden beim Empfänger innerhalb zehntel Sekunden wieder zu einem kompletten Paket zusammengeführt und zugleich auch entschlüsselt. Selbstverständlich geschieht dies für den Angerufenen und den Anrufer völlig unbemerkt.

Jedoch kostet die neuartige Verfahrensweise im Vorfeld außer einiger Planung auch eine gründliche Beratung. Ausgaben für die Investition machen sich im Laufe der Zeit durch Reduzierung der Gesprächsgebühren und durch explizite Arbeitsabläufe bezahlt.

Ein Softphone (spezielles Computerprogramm, welches die Telefonie ermöglicht) oder ein VoIP-fähiges Telefon ist zwingend für den Benutzer erforderlich. Aber auch neuwertige Router sind geeignet. Sobald der ideale Anbieter gewählt wurde, kommt ein entsprechender Router auch mit einem einfachen Telefon aus. Nicht nur Kosten werden minimiert, sondern durch die IP-Infrastruktur wird auch ISDN komplett ersetzt. Allerdings ist hierbei die Telefonie, auch wenn diese über das Internet erfolgt, nicht kostenlos.

Längerfristige Beobachtungen brachten zutage, dass sich dank einer fachgemäßen Technologie die Investitionen in eine virtuelle Telefonanlage schnell bezahlt machen. Vor allem bei kleinen sowie mittelständischen Betrieben. Primär geht es hierbei nicht nur um Senkung der Kosten, sondern auch um eine Festigung der Wettbewerberposition.

Interne VoIP-Nebenstellgengespräche lassen sich in Büros oder Unternehmensniederlassungen leicht verbinden. Dies geschieht über eine einzige virtuelle Telefonanlage oder VoIP Telefonanlagen. Folglich werden Gesprächskosten zwischen den einzelnen Standorten, Außendienstmitarbeitern und Heimarbeitsplätzen reduziert.

Telefongespräche, Fax, E-Mails, Sprachnachrichten oder Konferenzen und Kalender - alles fließt in ein integriertes Gefüge zusammen. Ein Unternehmen kann die Telefonie mitsamt der Datenverarbeitung koppeln. In der Praxis wird beispielsweise bei einem eingehenden Anruf eine Anfrage schneller bearbeitet, da mit der automatischen Feststellung der eingehenden Anrufernummer prompt dessen Kundenkonto einschließlich aller nötigen Angaben angezeigt wird.

Profitabel ist dies auch für einzelne Beschäftigte. Per Smartphone oder Notebook lässt sich so mittels einer Flatrate zu stets den gleichen Konditionen mit Kollegen und Kunden kommunizieren. Ein mobiles Büro - ob auf einer Dienstreise, im Außendienst oder am Heimarbeitsplatz. Dank des jederzeitigen Zugriffs auf alle firmeninternen Daten erweckt dies den Anschein, als würde der Mitarbeiter direkt im Büro sitzen.

Als perfekte Ergänzung für die virtuelle TK gibt es einige technische Neuheiten, wie beispielsweise LTE (Long Term Evolution). Diese ermöglichen eine deutlich schnellere Internetverbindung und garantieren zudem globale Erreichbarkeit. Eine simultane Datenübertragung in Form von Dokumenten, Bildern und Videotelefonie stellt kein Problem dar. Ein weiterer Vorzug ist die merkliche Erhöhung der Downloadrate. Bei der Datenübermittlung spielen die nunmehr lediglich geringen Verzögerungszeiten eine entscheidende Rolle. Somit ist LTE als die perfekte Grundlage für die virtuelle TK auf dem Mobiltelefon anzusehen.

In ländlichen Gefilden ist die DSL-Anbindung noch nicht überall verfügbar - LTE somit momentan nicht griffbereit. Für eine virtuelle Telefonzentrale ist jedoch DSL unabdingbar erforderlich. Der Ausbau geht allerdings stetig voran und das Netz wird zügig erweitert.

Eine Fallstudie aus dem Jahre 2011 bescheinigte den Cloud basierten Telefoniemöglichkeiten eine uneingeschränkte Verwendung für das Gewerbe. Mittels eines Anbieters einer VoIP Telefonanlage ist speziell der Mittelstand die optimale Zielgruppe. Denn diese weisen lediglich einen begrenzten personellen Bestand zur Umsetzung und den Betrieb von modernen Kommunikationslösungen auf. Aufgrund der oftmals benötigten personellen und organisatorischen Anpassungen spricht viel für eine Zusammenarbeit mit flexiblen VoIP Telefonanlagen.