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Anschaffungskosten sind alle Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Erwerb eines Wirtschaftsguts bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim Nutzer. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten. Als Anschaffungskosten sind die Erwerbskosten der Software oder die Aufwendungen für die Übertragung der Nutzungsrechte des Programms (Lizenzrechte) zu bilanzieren. Die Aufwendungen für EDV-Beratung, Implementierung sowie Schulungsmaßnahmen zählen zu den Anschaffungsnebenkosten und sind ebenfalls zu aktivieren. Es ist üblich und erforderlich, die Software durch umfangreiche Dienstleistungen an die individuellen Verhältnisse des Unternehmens anzupassen, wodurch letztlich erst die Betriebsbereitschaft des gesamten Systems erreicht wird. Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören daher auch Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und mit der Implementierung des Programms im direkten Zusammenhang stehen, z.B. durch betriebseigene Administratoren anfallende Personalkosten bis zur erstmaligen Anwendungsreife des neuen Software-Systems im letzten zu unterstützenden Teilbereich des Unternehmens.

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, sind mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die AfA nach § 7 EStG anzusetzen. Lizenzrechte an Software sind immaterielle Wirtschaftsgüter, die nur linear abgeschrieben werden dürfen. Die lineare AfA bemisst sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts. Da die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter derzeit keine Hinweise oder Vorgaben zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer derartiger System-Software enthält, ist für die Software (Lizenzen zuzüglich Dienstleistungen) von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von zehn Jahren auszugehen.

Sofern das vorhandene Softwaresystem nach Abschluss der (Erst-)Installation nicht ersetzt, sondern nur regelmäßig der veränderten Entwicklung im Sinne einer Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des bestehenden Systems angepasst wird (Updates), sind die hierdurch anfallenden Aufwendungen einschließlich der in diesem Zusammenhang entstehenden eigenen Personalkosten als Erhaltungsaufwand und damit als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln.