Eine Betriebsprüfung kann jeden treffen. Umso besser ist es, wenn Sie nach dem Anklopfen der Finanzbehörde gut vorbereitet sind und wissen, wie Sie Ihre Rechte wahren.

Die Rechtsgrundlage
Das Recht zur Außenprüfung erhalten die Finanzbehörden über die Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO2000). Bei der Betriebsprüfung geht es darum, Sachverhalte zu entdecken, die zu endgültigen Steuerausfällen, Steuererstattungen oder Steuervergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können.

Der Besuch kündigt sich an
Grundsätzlich kann das Finanzamt die Außenprüfung jederzeit anberaumen, muss Ihnen dafür allerdings vorher Zeit geben beziehungsweise sich bei Ihnen anmelden. Nach § 197 Abs. 1 AO in Verbindung mit § 5 Abs. 4 BpO2000 muss dafür ein angemessener Zeitraum gewählt werden, das heißt, der Prüfer darf sich nicht heute anmelden und morgen bei Ihrem Unternehmen auf der Matte stehen. Die BpO2000 spricht bei Großbetrieben von vier, in allen anderen Fällen von zwei Wochen Vorankündigungsfrist.

Sie können die Betriebsprüfung verschieben
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Betriebsprüfung um einen gewissen Zeitraum nach hinten zu verlegen. Dies kann dann der Fall sein, wenn Sie etwa erkrankt sind und den Prüfern keine Auskunft geben können. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Steuerberater, den Sie für die Betriebsprüfung brauchen, erkrankt sein sollte. Eine Verlegung ist ebenso möglich, wenn ein Mitarbeiter Ihres Betriebs, den Sie für Auskünfte unbedingt brauchen, erkrankt sein sollte, sich im Urlaub oder auf Dienstreise befindet.

Von selbst versteht sich, dass Sie immer einen dieser triftigen Gründe anbringen müssen, damit das Finanzamt den Prüfungszeitraum nach hinten verlegt. Sind Sie bei der Terminzusage unsicher oder stellen sich stur, spielen Sie den Prüfern nur in die Hände und riskieren, dass vielleicht gleich die Spürhunde losgeschickt werden. Am besten Sie verhalten sich also schon bei der Terminabsprache kooperativ, dann ist das Klima von vorneherein nicht unnötig belastet.

Genauso verhält es sich, wenn sich die Prüfer in Ihrem Unternehmen befinden und ihre Arbeit machen. Bleiben Sie ruhig und entspannt und zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Das Angebot eines Kaffees zum Beispiel ist zuvorkommend und kann eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, ohne gleich den Verdacht zu wecken, Sie wollten die Prüfer bestechen.

Prüfungsankündigung: Welche Angaben rein müssen
Erhalten Sie Post vom Finanzamt, dass demnächst eine Betriebsprüfung bei Ihnen ansteht, sollten Sie sich vergewissern, ob in dem Schreiben auch alle notwendigen Formalitäten aufgeführt sind. Die Prüfungsanordnung muss folgende Punkte beinhalten:

Bezeichnung des Adressaten, auf den sich die Betriebsprüfung bezieht
Angabe, wer geprüft werden soll, also entweder Sie als Inhaber, Ihre Gesellschaft als juristische Person oder andere Personen
Angabe des Namens des Betriebsprüfers
Beschreibung des Prüfungsumfangs, der Steuerarten und des Prüfungszeitraums
Sollte einer dieser Punkte fehlen oder sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die Prüfungsanordnung korrekt verfasst ist, konsultieren Sie am besten Ihren Steuerberater beziehungsweise Rechtsanwalt und holen sich Rat.

Welcher Zeitraum wird überprüft?
Grundsätzlich umfasst der Prüfungszeitraum drei Jahre gemäß § 4 Abs. 3 BpO2000. Allerdings kann es auch länger gehen, wenn "mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht". Sollte das Finanzamt bei Ihnen also einen längeren Prüfungszeitraum festsetzen, reagieren Sie sofort! Setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und versuchen Sie herauszufinden, warum bei Ihnen länger als üblich geprüft werden soll.

Trennen Sie Geschäftskonto und Privatkonto!
Grundsätzlich werden bei einer Betriebsprüfung Ihre geschäftlichen Konten unter die Lupe genommen, nicht Ihre privaten. Trotzdem gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen, nämlich bei einer GmbH. Der Grund: Qua Gesetz hat die Kapitalgesellschaft keinen Privatbereich, das heißt werden Unregelmäßigkeiten im betrieblichen Bereich festgestellt, kann der Fiskus die Privatkonten des geschäftsführenden Gesellschafters anfordern.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie Ihr Privatkonto von Ihrem Geschäftskonto immer trennen. Ansonsten sieht der Prüfer sofort, welche privaten Geldströme bei Ihnen vorhanden sind. Verzichten Sie auf eine Trennung, führen Sie ein gemischtes Konto, was dann automatisch zu einem betrieblichen wird und den Prüfern das Recht gibt, hineinzusehen. Genauso verhält es sich bei Unregelmäßigkeiten im Einnahmebereich und wenn der Prüfer daraufhin ein Strafverfahren einleitet. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Behörden ihre Privatkonten offen zu legen.

Wann Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen
Niemand kann mit sicherer Gewissheit sagen, wann eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt in jedem Fall stattfindet. Das ist ja gerade der Sinn und Zwecke der Prüfung. Ein bestimmter Verdacht aufseiten der Finanzbehörde muss dabei nicht zwingend gegeben sein. Das heißt, es kann prinzipiell jeden treffen. Natürlich versteht es sich von selbst, dass die Chance, überprüft zu werden, höher ist, wenn die Finanzbeamten etwas Ungewöhnliches beziehungsweise Unregelmäßigkeiten beim betreffenden Unternehmen wittern. Folgende Fälle kommen den Außendienstlern des Finanzamts oft Spanisch vor:

Ein Unternehmer pflegt einen hohen und aufwendigen Lebensstil, der mit der geschäftlichen Situation, sprich der Einnahmenseite seines Unternehmens nicht im Einklang steht.
Ein Unternehmen zahlt entweder gar keine Steuern oder kommt der Zahlungspflicht nur sehr unregelmäßig nach.
In der Bilanz tauchen plötzlich große Vermögensposten auf, die aber durch die Einnahmeseite nicht erklärbar sind.
Es ergeben sich ohne Grund stark schwankende Umsätze.
Ein Unternehmen ändert seine Rechtsform.
Bei älteren Betriebsprüfungen haben sich erhebliche Steuernachzahlungen ergeben.

Quelle: Business-Wissen

Wenn das Finanzamt die große Keule auspackt

Wieder einmal hat der Fiskus kräftig aufgerüstet: Wenn ein Unternehmer oder Freiberufler bei einer Betriebsprüfung nicht innerhalb einer angemessenen Frist die verlangten Auskünfte erteilt, die angeforderten Unterlagen vorlegt oder dem Prüfer den Datenzugriff auf seine EDV-Buchhaltung verweigert, dann kann dieser ein so genanntes Verzögerungsgeld festsetzen.

Das kann gerade für kleinere Betriebe bedrohlich teuer werden:
2.500 bis 250.000 Euro sieht § 146 Absatz 2b der Abgabenordnung (AO) dafür vor. Eingeführt wurde diese Möglichkeit zwar schon mit dem Jahressteuergesetz 2009, doch hat Thomas Brandt, Steuerberater bei Ecovis in Berlin, „den Eindruck, dass die Finanzämter jetzt zunehmend zu diesem drakonischen Druckmittel greifen“.

Das hängt womöglich damit zusammen, dass der Bundesfinanzhof (BFH) inzwischen die Streitfrage, wann die Finanzbehörden ein Verzögerungsgeld verhängen dürfen, zu deren Gunsten entschieden hat. Manche Kommentatoren wollten die Anwendung auf Fälle begrenzt sehen, in denen Unternehmen ihre elektronische Buchführung ins Ausland verlagert haben, weil das Verzögerungsgeld zusammen mit der entsprechenden Vorschrift des § 146 Absatz 2a eingeführt wurde und darauf Bezug nimmt. Laut BFH ist ein Verzögerungsgeld aber grundsätzlich immer dann zulässig, wenn der Steuerzahler seinen Mitwirkungspflichten bei einer Außenprüfung nicht fristgerecht nachkommt

(Aktenzeichen: IV B 120/10).

Zitat

Festsetzung von Verzögerungsgeld im Rahmen einer Außenprüfung
Beschluss vom 16.06.11 IV B 120/10

Mit Beschluss vom 16. Juni 2011 IV B 120/10 hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Verfahren vorläufigen Rechtsschutzes entschieden, dass ein Verzögerungsgeld verhängt werden kann, wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Außenprüfung nicht fristgerecht nachkommt. Werden angeforderte Unterlagen auch nach der Festsetzung des Verzögerungsgeldes nicht vorgelegt, darf allerdings wegen derselben Unterlagen nicht noch einmal ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden.

Mit dem Jahressteuergesetz 2009 hat der Gesetzgeber - bisher weitgehend unbemerkt - das sog. Verzögerungsgeld eingeführt. Es beträgt mindestens 2.500 € und höchstens 250.000 € und kann u.a. festgesetzt werden, wenn der Steuerpflichtige bei einer Außenprüfung nicht innerhalb einer angemessenen Frist Auskünfte erteilt oder Unterlagen vorlegt. Ursprünglich stand die Einführung des Verzögerungsgelds im Zusammenhang mit der seit 2009 eingeräumten Befugnis, die Buchführung eines Unternehmens in das Ausland zu verlagern. Um einer evtl. erforderlichen Rückverlagerung der Buchführung in das Inland Nachdruck zu verleihen, wurde das Verzögerungsgeld eingeführt.

Der Gesetzgeber hat es aber nicht bei dieser Regelung belassen, sondern das Verzögerungsgeld auch auf die verzögerte Mitwirkung im Rahmen einer Außenprüfung erstreckt. Der Finanzverwaltung steht damit neben der auch weiter bestehenden Möglichkeit zur Verhängung eines Zwangsgelds ein durchaus scharfes Sanktionsinstrument zur Verfügung, vergleicht man etwa die Höhe des Verzögerungsgelds von mindestens 2.500 € bis zu 250.000 € mit der Höhe des Zwangsgeldes, das höchstens 25.000 € betragen darf. Zudem ist das Verzögerungsgeld anders als das Zwangsgeld auch dann zu zahlen, wenn der Steuerpflichtige seiner Verpflichtung nach dessen Festsetzung doch noch nachkommt.

Im Streitfall hatte der Steuerpflichtige von dem Finanzamt (FA) im Rahmen einer Außenprüfung angeforderte Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht. Weil bestimmte Unterlagen auch nach der Festsetzung eines Verzögerungsgelds nicht vorgelegt wurden, forderte das FA erneut zur Vorlage auf und setzte wegen derselben Unterlagen ein weiteres Verzögerungsgeld fest.

Der BFH hielt die erstmalige Festsetzung des Verzögerungsgeldes bei nicht fristgerechter Mitwirkung im Rahmen der Außenprüfung für zulässig. Die erneute Festsetzung eines Verzögerungsgeldes wegen derselben Unterlagen sei aber rechtswidrig

Im Zweifel gegen den Steuerzahler

Das Grundproblem: Ob und in welcher Höhe ein Verzögerungsgeld festgesetzt wird, ist Ermessenssache. Ein Verschulden, also Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Steuerpflichtigen, ist dafür nicht notwendig. Auch wenn das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben zum Verzögerungsgeld mahnt, den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten, „bleibt dem Finanzamt da viel Spielraum“, kritisiert Thomas Brandt. „Problematisch ist auch, dass es dem Prüfer freisteht, gleich die große Keule Verzögerungsgeld herauszuholen, statt es zunächst mit den üblichen Druckmitteln wie Schätzung oder Androhung eines Zwangsgeldes zu versuchen.“

Was zum Beispiel die „angemessene Frist“ angeht, plädiert das BMF für „möglichst kurzfristig“ und bevorzugt auch sonst eine engherzige Auslegung: Das Finanzamt müsse das Verzögerungsgeld nicht vorher androhen, sondern nur auf die Möglichkeit der Festsetzung hinweisen. Es sei zudem nicht erforderlich, dass die verlangten Auskünfte, Unterlagen oder Datenzugriffe zu Steuernachforderungen führen werden. Das Mitwirkungsverlangen bedürfe nicht der Schriftform. Und das Verzögerungsgeld könne für jede einzelne Pflichtverletzung getrennt erhoben werden. „Das öffnet im Zweifelsfall der Willkür Tür und Tor“, meint Brandt. Allerdings ist es laut BFH-Urteil nicht zulässig, diese Strafzahlung bei fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen mehrfach zu erheben.

Dagegen muss der Betroffene ein bereits festgesetztes Verzögerungsgeld auch dann entrichten, wenn er später doch noch seine Mitwirkungspflichten erfüllt, hat das Finanzgericht Schleswig-Holstein schon 2010 entschieden (Aktenzeichen: 3 V 243/09).

Vorbeugen ist der beste Schutz
„Um sich vor einem ungerechtfertigten Verzögerungsgeld zu schützen, hilft daher nur rechtzeitige Vorbeugung“, erklärt Ecovis-Steuerberater Brandt. Konkret heißt das: Bei einer Betriebsprüfung sollte der Steuerzahler darauf achten, dass das Finanzamt die verlangten Informationen und Unterlagen möglichst genau konkretisiert. Wer Unterlagen nicht rechtzeitig beibringen kann, sollte schriftlich Fristverlängerung beantragen und begründen. Und gegen zu knapp bemessene Fristen sollten begründete Einwendungen erhoben werden.

Pressemitteilung von: Ecovis AG Steuerberatungsgesellschaft

Viele Mitarbeiter sind angespannt, manche verfallen in regelrechte Panik: Wenn sich Betriebsprüfer ankündigen, sorgt das im Unternehmen häufig für Unruhe. Dass muss nicht sein, die Prüfungen sind schließlich meist Routine. Das Seminar „Betriebsprüfung“ der Haufe Akademie zeigt, wie sich die verantwortlichen Mitarbeiter optimal auf den Besuch vom Fiskus vorbereiten.

Die Teilnehmer lernen die Besonderheiten der verschiedenen Arten von Außenprüfungen kennen und erfahren, nach welchen Kriterien die Finanzbehörden solche Prüfungen anordnen. Sie können ihrerseits prüfen, ob die Anordnung zulässig ist.

Im nächsten Schritt geht es um die konkrete Prüfungsvorbereitung: Wie sind außergewöhnliche Geschäftsvorfälle zu behandeln? Wie können Abweichung von Daten zum Vorjahr oder zum Branchendurchschnitt erklärt werden, wie die Buchung von Geschenken? Aus welchen Mitteln stammen größere Einlagen, und wie sind Selbstanzeigen aktuell rechtlich geregelt?

Dann lernen die Teilnehmer, sich während der Prüfung richtig zu verhalten. Welche Rolle spielt die Person des Prüfers, welche Mitwirkungspflichten gibt es? Sie erfahren, wie sie mit Kontrollmitteilungen umgehen und was beim Verdacht einer Steuerstraftat zu tun ist. Zum Seminar gehört auch ein Modul zum sauberen Abschluss einer Prüfung: Welche Bedeutung hat etwa eine Schlussbesprechung und welche Rechtsmittel kann das Unternehmen einlegen?

Die Teilnehmer kennen am Ende des Seminars ihre Rechte und Pflichten in der Betriebsführung. Sie können die Prüfung gezielt vorbereiten, sich bei Bedarf gegen Maßnahmen der Finanzbehörden zur Wehr setzen und während der Prüfung entsprechend sicher auftreten.

Die Referenten sind Rechtsanwälte, Steuerberater und Partner einer großen Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsanwaltsgesellschaft, die Betriebsprüfungen gleichermaßen aus Praxis und Theorie kennen.

Weitere Informationen unter: www.haufe-akademie.de/5385

Pressemitteilung – Haufe Akademie GmbH & Co. KG